Trung tâm Phục vụ hành chính công và kiểm soát TTHC tỉnh Hưng Yên hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến, số hóa và sử dụng số liệu số hóa hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết Thủ tục hành chính tỉnh.
1
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN VÀ TIẾP NHẬN, SỐ HÓA HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TỈNH HƯNG YÊN
Mục Lục
I. HƯỚNG DẪN CÔNG DÂN/TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN VÀ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN ............................................................. 2
II. HƯỚNG DẪN CÁN BỘ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN THAO TÁC CHUẨN HÓA THÔNG TIN .................................................................................................................. 11
III. HƯỚNG DẪN CÁN BỘ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN THAO TÁC TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ ...................................................................................... 14
1. Thao tác lấy giấy tờ từ kho dữ liệu khi cán bộ nhập thông tin để tiếp nhận hồ sơ (Chưa ấn nút Tiếp nhận) ....................................................................................................................... 14
2. Thao tác lưu thành phần hồ sơ vào kho khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ của công dân (Khi đã ấn nút Tiếp nhận) ....................................................................................................................... 17
3. Thao tác lưu kết quả giải quyết TTHC vào kho cho công dân (Khi hồ sơ được chuyển đến bước Trả kết quả) .................................................................................................................. 17
2
I. HƯỚNG DẪN CÔNG DÂN/TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN VÀ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN
Các thao tác nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công tỉnh Hưng Yên
Tại giao diện đăng nhập, Công dân/Tổ chức/Doanh nghiệp chọn Đăng nhập (Tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công Quốc gia) hoặc Đăng nhập (Tài khoản Định danh điện tử cấp bởi Bộ công an)
Sau đó Công dân/Tổ chức/Doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký từ trước và nộp hồ sơ trực tuyến như bình thường.
Các bước thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến
Kích chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến” trên trang chủ hệ thống
Tìm kiếm thủ tục cần nộp hồ sơ
3
Kích chọn “ Nộp hồ sơ”
Chọn trường hợp nộp hồ sơ, sau đó nhấn “Đồng ý và tiếp tục”
4
Kiểm tra lại thông tin người nộp, sau đó nhấn chọn “Đồng ý và tiếp tục”
Khi Công dân/Tổ chức/Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Hưng Yên, tại biểu mẫu thành phần hồ sơ, scan và đình kèm thành phần hồ sơ. Đối với những thành phần hồ sơ đã có trong Kho dữ liệu tổ chức/cá nhân, ta chọn nút Lấy giấy tờ từ KDL
5
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện kho dữ liệu, sau đó Công dân/Tổ chức/Doanh nghiệp chọn vào nút Lấy giấy tờ từ KDL cạnh thành phần hồ sơ cần tải tệp tin vào hệ thống:
Hệ thống sẽ thông báo sau khi lấy xong giấy tờ:
6
Có thể đính kèm thành phần hồ sơ khác (nếu có)
Ấn “Đồng ý và tiếp tục” để thực hiện các bước tiếp theo
Trường hợp biết trước phí, lệ phí hồ sơ
Đối với trường hợp này, tại bước phí, lệ phí công dân chọn phí và chọn phương thức thanh toán là “Thanh toán trực tuyến qua cổng DVCQG”
Nhấn chọn “Đồng ý và tiếp tục” để thực hiện các bước tiếp theo
Nhập mã xác nhận và tích vào cam kết
Nhấn chọn “Thanh toán và Nộp hồ sơ”
7
Màn hình hiển thị giao diện để công dân chọn ngân hàng hoặc ví điện tử để thanh toán
Nhấn chọn “Thanh toán”, sau đó nhập thông tin tài khoản ngân hàng hoặc quét mã QR code để thanh toán.
Màn hình hiển thị nộp hồ sơ thành công
8
Để lấy thông tin biên lai, công dân chọn mục “Quản lý hồ sơ đã nộp”. Tìm số hồ sơ, chọn “ Chi tiết”
Nhấn chọn “Lấy biên lai Payment Platform”
9
Trường hợp chưa biết trước phí, lệ phí hồ sơ
Đối với trường hợp này, tại bước phí, lệ phí công dân không chọn gì cả, nhấn chọn “Đồng ý và tiếp tục” để thực hiện tiếp quy trình nộp hồ sơ.
10
Nhập mã xác nhận và tích vào cam kết
Nhấn chọn “ Nộp hồ sơ”
Màn hình hiển thị nộp hồ sơ thành công
11
II. HƯỚNG DẪN CÁN BỘ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN THAO TÁC CHUẨN HÓA THÔNG TIN
Điều kiện bắt buộc:
Cán bộ phải cập nhật thông tin cá nhân đầy đủ trên 2 hệ thống, đặc biệt là 3 trường thông tin: Họ tên, Ngày/tháng/năm sinh, Số Căn cước/CCCD
Bước 1: Cập nhật tài khoản cá nhân trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC
Cán bộ đăng nhập hệ thống
Chọn vào mục Họ và tên của cán bộ ở góc trên trái màn hình:
Sau đó chọn vào nút Cập nhật và nhập các thông tin: Ngày sinh và Số CMND/CCCD
12
Sau khi nhập xong 2 thông tin trên, cán bộ kéo chuột xuống và chọn nút Cập nhật, thông tin hiển thị sau khi cập nhật như ảnh sau:
13
Trường hợp đã tồn tại tài khoản trên hệ thống kho khi cán bộ cập nhật hệ thống sẽ có thông báo “Tài khoản đã tồn tại”
Bước 2: Cập nhật thông tin tài khoản trên hệ thống kho dữ liệu tại link: https://taikhoanhyn.vnptigate.vn/
14
III. HƯỚNG DẪN CÁN BỘ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU CÁ NHÂN THAO TÁC TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ
1. Thao tác lấy giấy tờ từ kho dữ liệu khi cán bộ nhập thông tin để tiếp nhận hồ sơ (Chưa ấn nút Tiếp nhận)
Tại giao diện nhập hồ sơ này, cán bộ không phải lưu thành phần hồ sơ vào kho công dân, mà chỉ lấy dữ liệu từ kho của công dân.
Một số thành phần hồ sơ là kết quả xử lý của TTHC khác, cũng sẽ hiển thị trên giao diện thành phần hồ sơ này nếu có.
Chức năng tái sử dụng giấy tờ chỉ áp dụng cho những giấy tờ là Kết quả giải quyết TTHC này nhưng lại là Thành phần hồ sơ của TTHC khác.
Ví dụ như ảnh sau:
15
Bước 1: Nhập thông tin hồ sơ
Tại giao diện khi cán bộ tiếp nhận trực tiếp, cán bộ nhập chính xác thông tin của công dân tại các trường: Họ và tên, Số CCCD/CMND, Ngày sinh
Lưu ý: Cán bộ phải nhập chính xác 3 trường thông tin trên vì dữ liệu được số hóa sẽ được lưu theo 3 trường thông tin này
Bước 2: Các thao tác lấy dữ liệu tệp tin
Tại giao diện Thành phần hồ sơ nộp, cán bộ chọn nút Lấy giấy tờ từ KDL:
Khi cán bộ chọn nút Lấy giấy tờ từ KDL, hệ thống sẽ dựa vào 3 trường thông tin cán bộ đã nhập ở Bước 1 để tra cứu xem công dân đã có thông tin giấy tờ chưa:
- Nếu công dân đã có giấy tờ trong kho dữ liệu, thì hệ thống sẽ hiển thị như sau, cán bộ chọn vào nút mũi tên bên cạnh giấy tờ cần lấy:
16
- Nếu công dân chưa có giấy tờ trong kho dữ liệu, thì hệ thống sẽ không hiển thị lên như sau:
Khi lấy giấy tờ thành công, hệ thống sẽ hiển thị như sau:
17
2. Thao tác lưu thành phần hồ sơ vào kho khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ của công dân (Khi đã ấn nút Tiếp nhận)
Khi hồ sơ đã được cán bộ tiếp nhận, tại giao diện thành phần hồ sơ, nút Lấy giấy tờ từ KDL sẽ chuyển thành Lưu giấy tờ vào KDL
Trường hợp này sử dụng cho công dân nào chưa có thành phần hồ sơ trong kho dữ liệu:
Yêu cầu: Cán bộ thực hiện ký số xác nhận chứng thực file để thực hiện lưu Thành phần giấy tờ đó vào Kho công dân
3. Thao tác lưu kết quả giải quyết TTHC vào Kho cho công dân (Khi hồ sơ được chuyển đến bước Trả kết quả) Lưu ý : Phần tệp tin kết quả, cán bộ chỉ đính kèm tệp tin kết quả giải quyết TTHC, còn các tệp tin khác không lưu kho cho công dân/tổ chức/doanh nghiệp, cán bộ sẽ đính kèm vào phần Tệp tin xử lý đính kèm
- File kết quả giải quyết để lưu kho phải là file có ký số
3.1. LƯU KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT TTHC
Sau khi hồ sơ được xử lý xong, tại bước Trả kết quả, cán bộ chọn vào nút Lưu giấy tờ vào KDL:
18
Sau khi chọn nút trên, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện sau, cán bộ có thể thấy các loại kết quả giải quyết của TTHC đang được xử lý.
Ví dụ thủ tục cấp phiếu LLTP thì sẽ hiển thị 2 kết quả như ảnh sau:
Cán bộ chọn nút mũi tên tại cột Thao tác, cùng dòng với loại kết quả muốn lưu lại, sau đó cán bộ phải nhập số giấy tờ:
19
Chọn Tiếp tục sau khi nhập xong Số giấy tờ, hệ thống sẽ hiển thị như sau:
Cán bộ kiểm tra lại thông tin cho công dân (Họ và tên, CMND/CCCD/MST, Ngày sinh/Ngày thành lập) và nhập thêm một số trường thông tin còn thiếu
+ Ngày có hiệu lực của giấy tờ
+Phạm vi hiệu lực giấy tờ : Đang có quy ước là “Tháng” do vậy nếu giấy tờ kết quả cần lưu có thời hạn là 6 tháng thì ở ô phạm vi hiệu lực anh chị điền là : 6
+ Nhấn để lưu giấy tờ vào kho cho công dân
Sau khi nhập xong chọn Lưu giấy tờ, hệ thống hiện thông tin như sau:
20
Cán bộ chọn nút Lưu lại để xác nhận lần nữa, sau khi lưu xong, hệ thống báo Giấy tờ đã được lưu:
Cán bộ có thể kiểm tra lại bằng cách xem trạng thái lưu giấy tờ trên giao diện:
3.2. HƯỚNG DẪN CÁN BỘ LIÊN KẾT GIẤY TỜ CẦN LƯU
Đối với Giấy tờ là Thành phần hồ sơ chưa liên kết .
Bước 1; Để thực hiện lưu giấy tờ đó vào kho cho công dân cán bộ thực hiện nhấn vào mũi tên ở cột thao tác để thực hiện liên kết
21
Bước 2: Tìm kiếm tên giấy tờ của thủ tục trên cổng DVCQG Nhấn chọn
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị liên hệ thông qua số điện thoại hỗ trợ kỹ thuật: 0221.3856789; Email: motcuahy@gmail.com hoặc số điện thoại di động: Nguyễn Thị Ngọc Lan (082 6959996); Đỗ Thị Thanh Phúc (091 2709689); Vũ Thị Minh Thoa (085 6801988).